Perché continuare a utilizzare il telefono fisso.

Negli ultimi anni, in particolar modo durante la pandemia che si è diffusa a partire da marzo 2020, si è delineato un trend che vede un continuo aumento delle chiamate aziendali da rete mobile a scapito di quelle da rete fissa.

In alcuni casi, si tratta di un fenomeno spontaneo, dovuto all’abitudine dei dipendenti, ma in tanti altri la causa è da ricercarsi nella convinzione che così facendo si risparmi sulle spese telefoniche. Infatti, molte imprese stanno rinunciando alla rete fissa in favore di quella mobile, sostituendo il telefono da scrivania con gli smartphone e facendo uso del traffico (spesso illimitato) fornito dagli operatori commerciali.

Forse, però, rinunciare al telefono fisso non è una scelta così conveniente come si potrebbe immaginare…

Conviene veramente utilizzare gli smartphone?

La convinzione comune è che utilizzando gli smartphone e approfittando delle tante promozioni che offrono chiamate illimitate verso rete fissa e mobile si risparmi sul costo della telefonia aziendale. Il più delle volte, effettivamente, è così, ma solo se non si utilizzano SIM aziendali e ci si affida invece a quelle personali dei dipendenti.

Si tratta innanzitutto di una soluzione poco professionale, anche qualora si utilizzino schede fornite dall’organizzazione, e non sempre conveniente da un punto di vista economico. Utilizzando SIM aziendali, infatti, a seconda del numero di chiamate in uscita o del numero di utenti i costi potrebbero risultare più alti di quanto si possa immaginare. Questo poiché spesso si tende a sottostimare le spese telefoniche solo perché non si aggregano gli importi spesi per ciascun dipendente.

I limiti degli smartphone

Nel confrontare telefono fisso e smartphone, oltre all’aspetto prettamente economico, bisogna considerare anche quello operativo. Infatti, molte imprese si focalizzano esclusivamente sul presunto risparmio nella spesa telefonica, ignorando tanti altri fattori importanti per il successo di un’attività.

È spesso in questi aspetti che, più di tutti, si concentrano i principali vantaggi del telefono fisso, o comunque di un centralino (che può essere virtualizzato e utilizzato anche dal proprio smartphone):

Primo contatto con il cliente

• chi riceve una telefonata non è sempre disposto a rispondere a un numero sconosciuto e ciò potrebbe rappresentare un’occasione persa per l’impresa;
  con un telefono fisso, invece, possiamo fare in modo che il destinatario della chiamata visualizzi il nome dell’azienda anche qualora non avesse mai avuto contatti con essa precedentemente e ciò rappresenta un ottimo modo per abbattere la barriera dell’anonimato;
• nel caso in cui la chiamata provenga dal cliente, sia che si tratti del primo contatto sia che si tratti di un tentativo di ricontattare l’azienda, egli potrebbe trovare difficoltà a individuare il numero corretto da chiamare; inoltre, qualora non provveda a salvare immediatamente il nome del mittente della telefonata, potrebbe in un secondo momento dimenticare il nome dell’azienda perdendo così la possibilità di essere richiamati; tutto questo, ovviamente, non succederebbe disponendo di un telefono fisso;
• anche da un punto di vista di immagine, presentarsi al cliente con una chiamata da numero cellulare potrebbe non essere il miglior biglietto da visita per conquistare la sua fiducia; come sappiamo, il primo impatto è quello che conta davvero e spesso non abbiamo una seconda possibilità per fare una buona prima impressione; per questo motivo, presentarsi in modo professionale può determinare il successo o il fallimento con il cliente.

Smart working

• uno dei primi problemi delle organizzazioni che operano in modalità smart working è il monitoraggio dei dipendenti e del loro carico di lavoro;
  a differenza di chi si affida agli smartphone, utilizzando un centralino virtuale possiamo sapere in tempo reale quali operatori sono occupati e quanto tempo hanno trascorso al telefono grazie agli strumenti di analisi e reporting; in questo modo, è possibile ripartire meglio le chiamate in ingresso ed evitare intasamenti o lunghe attese, con conseguente aumento della produttività e della soddisfazione dei clienti;
• inoltre, sempre in chiave analitica, un limite dell’utilizzo degli smartphone individuali (personali o aziendali che siano) è la frammentazione delle informazioni;
  un centralino con sistema centralizzato, invece, consente di avere una più chiara visione di insieme dell’aspetto telefonico aziendale, che in molti casi può rivelarsi un’utile risorsa: conoscere informazioni come gli orari in cui si è più spesso in chiamata, la posizione geografica dei clienti, quali dipendenti hanno trascorso più tempo al telefono, etc.; grazie a tutti i dati raccolti, possiamo individuare eventuali criticità e/o opportunità di miglioramento;
• fondamentale durante lo smart working è poi la coordinazione tra i dipendenti e la possibilità di collaborare in modo semplice e immediato; utilizzando gli smartphone, potrebbe diventare complicato trasferire o inoltrare una chiamata a un collega per diversi motivi: innanzitutto, non si può sapere se questi è già occupato oppure no, con il conseguente rischio di creare un intoppo; in secondo luogo, chi riceve l’inoltro o il dirottamento di chiamata non può essere avvisato preventivamente, né sul suo arrivo né sull’oggetto della stessa;
  utilizzando un centralino virtuale, invece, possiamo sapere quali operatori sono disponibili grazie all’apposita piattaforma e avvisarli dell’arrivo della chiamata, così che si facciano trovare pronti facendo una buona impressione con il cliente.

Conclusioni

Come abbiamo visto da questo paragone, sostituire completamente il telefono fisso con lo smartphone potrebbe rivelarsi una scelta azzardata, specialmente da un punto di vista organizzativo.

Indubbiamente, i cellulari offrono una versatilità maggiore, nonché un’ovvia portabilità che neppure i telefoni cordless possono eguagliare.

Per fortuna, però, grazie ai centralini virtuali è possibile utilizzare il proprio interno sia da telefono fisso sia da qualunque altro dispositivo connesso a Internet (smartphone, tablet e computer).

Questa possibilità consente di unire tutti i vantaggi dell’una e dell’altra soluzione, senza compromessi, andando inoltre a ridurre la spesa mensile per la telefonia.

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