La clinica Porta Sole, struttura privata fondata nel 1938 a Perugia, ha recentemente abbandonato la sua vecchia sede in uno storico palazzo del settecento. Approfittando del trasferimento, il loro responsabile IT ha deciso di procedere al rinnovamento del sistema di comunicazione passando a una soluzione VoIP di ultima generazione.
Dopo aver analizzato diverse offerte, Aldo Marchetti, responsabile informatico dell’istituto, ci ha quindi contattati per il nostro PBX Virtuale, che è risultato essere la soluzione migliore per le loro esigenze.
“La clinica è passata da 3000 a 10.000 metri quadri e lo staff conta ora 155 persone.
Ho cercato un fornitore in grado di aiutarci, qualcuno sempre disponibile e pronto ad assecondare i nostri bisogni. I grandi operatori non potevano garantirci questo livello di attenzione, così ci siamo rivolti a OpenSolution.“
La situazione di Clinica Porta Sole
Dopo aver fissato un appuntamento con il responsabile IT della struttura, abbiamo definito le problematiche principali cui dovevamo porre rimedio con le nostre soluzioni.
Al termine della consulenza, sono emerse 3 criticità, tutte risolte grazie al nostro centralino PBX Virtuale:
Copertura e utenze
“[…] In particolare, avevamo bisogno di rinnovare la nostra connettività e il centralino tradizionale, passando a una soluzione VoIP di nuova generazione. I ragazzi di OpenSolution ci hanno subito presentato tutti i vantaggi di un’alternativa digitale che permettesse di superare i vincoli del sistema attuale, limitato a pochi interni e poche contemporaneità.“
Il primo problema che la Clinica Porta Sole desiderava superare, infatti, era quello collegato alle maggiori dimensioni della struttura, suddivisa in numerosi reparti, e all’aumento del personale impiegato.
Era quindi necessario garantire una copertura comunicativa in tutte le aree e per tutti gli operatori. Il tutto, cercando di contenere quanto più possibile i costi, avendo già sostenuto un investimento cospicuo per il rinnovo strutturale.
Innanzitutto, trattandosi di un centralino virtuale con tecnologia VoIP, è stato possibile predisporre senza difficoltà oltre 200 utenze telefoniche, di cui ben 60 su app mobile.
Altro grande vantaggio della tecnologia VoIP è la maggiore flessibilità rispetto al sistema tradizionale. A differenza dei sistemi analogici, è possibile avere una personalizzazione mirata sui singoli reparti o addirittura sui singoli interni.
Un altro importante aspetto che contraddistingue PBX Virtuale, e che ha permesso a Clinica Porta Sole di contenere i costi, è la possibilità di riconfigurare i dispositivi già presenti in azienda per funzionare con la nuova tecnologia.
Così facendo, non è stato necessario rinnovare l’intero parco installato. Ciò ha permesso di recuperare quasi 150 telefoni Cisco, con un considerevole abbattimento dei costi per il cliente.
Reperibilità e portabilità
La nuova clinica, inoltre, è suddivisa in 5 piani, con diversi operatori che non sono in possesso di una postazione fissa.
Per questo motivo, era indispensabile poter utilizzare il centralino anche sul proprio smartphone, così da averlo sempre con sé in ogni area della struttura.
Grazie all’applicazione per smartphone e tablet, disponibile sia su App Store sia su Play Store, è possibile utilizzare tutte le funzionalità di PBX Virtuale comodamente dal proprio dispositivo.
È sufficiente una connessione a Internet per potersi collegare al proprio interno ovunque ci si trovi, anche al di fuori della struttura della propria organizzazione. Si tratta infatti di una soluzione ideale anche in caso di smart working, o comunque di lavoro in mobilità.
“Il magazziniere è spesso lontano dal telefono fisso e circa 8 volte su 10 gli altri reparti non riescono a contattarlo. Con l’app sullo smartphone, invece, l’utente può portarsi dietro il proprio interno e diventa reperibile ovunque. Lo stesso vale per gli altri operatori che non lavorano da una scrivania, ma che sono sempre disponibili sul loro smartphone collegato al wifi aziendale.”
Risponditore automatico.
Un altro problema ricorrente era quello della reception, che nel weekend non prevedeva una persona in segreteria per consentire l’ingresso degli ospiti.
Era quindi necessaria una soluzione per ovviare a questa mancanza nel solo fine settimana.
Anche in questo caso, PBX Virtuale ha permesso di superare agilmente l’ostacolo. È stato sufficiente impostare un’eccezione tramite cui, solo nel weekend, il citofono invia un segnale a un operatore differente dalla segretaria della reception, in quei giorni assente.
“Abbiamo un citofono all’entrata collegato al centralino PBX Virtuale: quando arrivano i clienti, squilla il telefono della segretaria in reception che apre la porta per farli entrare. Il sabato pomeriggio e la domenica la segretaria non c’è, ma grazie al nuovo sistema abbiamo potuto reindirizzare, solo per quei giorni, il citofono all’operatore di turno risolvendo facilmente il problema.“
Molti problemi, una sola soluzione: PBX Virtuale
“I vantaggi del nuovo sistema sono numerosi ed evidenti. Prima, ogni volta che contattavamo l’assistenza per qualche modifica ci sentivamo dire «Questo non si può fare, quest’altro neanche…» Inoltre, per qualsiasi problema era necessario l’intervento sul posto. Adesso, invece, i ragazzi di OpenSolution agiscono da remoto in pochi minuti e si sono dimostrati sempre disponibili a soddisfare ogni richiesta.”
In futuro, procederemo a sviluppare un sistema personalizzato che permetterà di chiamare in automatico le persone in lista pre-ricovero. In questo modo, si potranno fornire tempestivamente le informazioni necessarie prima dell’ingresso nella struttura.
“Il limite è solo quello della fantasia”
