Smart Working: tutti i pro e i contro.

Lo smart working ha rappresentato uno spartiacque durante la pandemia che ha recentemente colpito il mondo intero: per alcuni è stato una salvezza e ha permesso di superare agilmente la crisi, per altri è stato invece ulteriore causa di problemi.

Nel precedente articolo abbiamo visto cos’è lo smart working e perché bisognerebbe provarlo, ma è bene precisare che la sua implementazione non porta solo vantaggi, poiché può nascondere alcune insidie per le imprese che non sono adeguatamente preparate.

Per capire se lo smart working è la soluzione migliore per la propria attività, perciò, occorre valutare attentamente tutti i benefici e i rischi a esso connessi.

Tra luci e ombre

Lo smart working ha cambiato radicalmente il nostro modo di concepire il lavoro e, in molte circostanze, ha apportato enormi vantaggi, sia per le imprese sia per i dipendenti. E con questo non intendiamo certo né lo sfruttamento dei lavoratori da parte delle attività né, al contrario, il nulla fare del personale. In quei casi esiste un evidente problema, ma non dipende dallo smart working, bensì dall’organizzazione.

Allo stesso tempo, però, questa modalità di lavoro si è rivelata causa di nuove problematiche per molte attività, anche se, per onestà intellettuale, sarebbe più corretto dire che lo smart working ha rivelato problematiche spesso già esistenti, ma fino ad allora rimaste celate o comunque sotto controllo.

Lavorare a distanza in modo efficiente ed efficace, infatti, richiede innanzitutto l’utilizzo di procedure ben precise condivise da tutto il personale e l’uso di strumenti pensati per aiutare la collaborazione. Il più delle volte, si tratta di pratiche e software che andrebbero utilizzati in qualunque condizione, e non soltanto in caso di smart working.
Se, però, nel lavoro di tutti i giorni si può sopperire a queste mancanze, quando subentra una situazione differente che altera i delicati equilibri aziendali, come nel caso del lavoro a distanza, tutti i problemi escono allo scoperto.

Ma procediamo con ordine e analizziamo tutti i vantaggi e i possibili rischi legati allo smart working, cercando di osservarli sia dalla prospettiva delle imprese sia da quella dei dipendenti.

Pro

Prima di elencare tutti i vantaggi offerti dallo smart working, occorre fare una doverosa premessa:

Quando parliamo di questa modalità di lavoro, non ci riferiamo solamente al caso in cui il dipendente opera da casa o comunque da remoto, ma anche a tutte quelle realtà aziendali in cui sono presenti spazi condivisi e informali a disposizione dei dipendenti, che non hanno orari prestabiliti e una postazione assegnata.

Flessibilità e autonomia

Il primo aspetto positivo che viene in mente quando si parla di smart working è la flessibilità. Non è un caso, infatti, che ci si riferisca a esso anche come “lavoro agile” oppure, appunto, come “lavoro flessibile”.
Lo smart working nasce proprio con questo obiettivo, ovvero offrire versatilità, sia alle imprese sia ai lavoratori:

• alle imprese, perché consente, grazie a un’organizzazione per processi e obiettivi (presupposto indispensabile, come visto nel precedente articolo), di rispondere alle esigenze del mercato con più prontezza, creando team di lavoro ad hoc senza doversi preoccupare di predisporre spazi aziendali dedicati;
• ai lavoratori, perché consente di gestire con molta autonomia il tempo dedicato al lavoro e quello dedicato alla vita privata, avendo come unico vincolo il raggiungimento degli obiettivi entro un dato lasso di tempo.

Risparmio

Se c’è un elemento che più di tutti accomuna le imprese, a prescindere dalle dimensioni, dal settore e dalla posizione geografica, e i lavoratori, a prescindere da età, sesso e classe sociale, quello non può che essere lo scopo ultimo: il guadagno.
Uno dei vantaggi principali dello smart working, infatti, risiede proprio nel risparmio in termini di costi per entrambe le parti:

• le imprese possono abbattere le spese per le postazioni o gli uffici dei dipendenti che lavorano da remoto oppure che utilizzano gli spazi aziendali condivisi, qualora siano previsti;
• i lavoratori, invece, possono ridurre notevolmente le spese connesse agli spostamenti presso il luogo di lavoro sia in termini di tempo, specialmente per chi vive in città trafficate o fa il pendolare, sia di denaro (carburante, abbonamenti ai mezzi pubblici, pasti fuori casa, etc.).

Produttività e benessere

Connesso tanto allo smart working quanto all’organizzazione per obiettivi e risultati che esso presuppone, vi è un importante vantaggio dato dall’organizzazione per obiettivi e risultati: la produttività.
Infatti, secondo numerose ricerche, tra cui quella dell’Osservatorio del Lavoro Agile del Politecnico di Milano, la produttività dei lavoratori “smart” è circa il 15% superiore rispetto a quelli tradizionali.
Ciò si ripercuote positivamente sia sull’impresa sia sul lavoratore:

• per le aziende il vantaggio è evidente, in quanto una maggiore produttività porta a risultati economici migliori e clienti più soddisfatti; non solo, un ambiente di lavoro più confortevole e stimolante ha ottimi effetti anche sulla creatività dei lavoratori, con una maggiore spinta all’innovazione;
• per i dipendenti, invece, avere degli obiettivi da soddisfare rappresenta innanzitutto uno stimolo e un traguardo da raggiungere, con la conseguenza di avere più motivazione e soddisfazione personale; in secondo luogo, un maggior benessere nel lavoro si traduce in un aumento dell’engagement, ovvero del coinvolgimento sia etico sia operativo con la propria azienda.

Extra: inquinamento e traffico

Seppur non riferito direttamente né alle imprese né ai dipendenti, c’è un ultimo vantaggio legato allo smart working che è bene evidenziare: la riduzione dell’inquinamento e del traffico cittadino.
Come detto a proposito del risparmio dal punto di vista del lavoratore, questa modalità di lavoro consente di ridurre gli spostamenti dalla propria abitazione all’azienda e viceversa, con conseguente abbassamento delle emissioni inquinanti nell’aria. Infatti, meno persone che viaggiano corrispondo a meno veicoli in transito e quindi a minori consumi di carburante.

Ma non è tutto, perché questo fa sì che diminuisca anche il traffico urbano, sia sulle strade sia sui mezzi pubblici. Anche se può sembrare cosa di poco conto, nelle grandi città metropolitane si tratta di un problema ricorrente, che causa non poche inefficienze infrastrutturali.
Avere anche solo un quarto o un quinto delle persone in meno che viaggiano per lavoro potrebbe portare enorme giovamento a tante realtà urbane.

Contro

Come detto all’inizio di questo articolo, lo smart working presenta anche alcune criticità che colpiscono in particolare modo le imprese non sufficientemente preparate a questa rivoluzionaria modalità di lavoro.

Riorganizzazione e formazione

Il primo ostacolo cui far fronte quando si decide di passare allo smart working, sia a livello di azienda sia a livello di lavoratori, è quello legato alla preparazione. Infatti, questa particolare modalità di lavoro non può essere implementata efficacemente senza predisporre delle solide basi:

• per le imprese, è necessario procedere a una riorganizzazione del lavoro e a un ripensamento delle procedure nell’ottica di garantire maggiore flessibilità e, al contempo, massima trasparenza e tracciabilità;
• per i dipendenti, invece, sono richieste competenze in materia di digitalizzazione (spesso ancora poco diffuse) e una sufficiente conoscenza degli strumenti per la collaborazione da remoto, unitamente alla capacità di adattarsi a una diversa organizzazione del proprio tempo che richiede maggiore responsabilità e consapevolezza.

Rischi informatici e dotazione inadeguata

Un secondo aspetto, spesso sottovalutato, che nasconde delle insidie quando si pratica lo smart working è quello legato agli strumenti utilizzati. Infatti, questa modalità di lavoro necessita di una dotazione hardware e software pensata appositamente, così da soddisfare le esigenze di impresa e dipendenti:

• per le imprese, uno dei problemi più grandi connesso al lavoro agile è rappresentato dalla sicurezza dei dati, perciò è importante utilizzare software e procedure che garantiscano la massima protezione informatica tanto all’interno dell’azienda quanto all’esterno;
• per i lavoratori, invece, è necessario disporre di software pensati per il lavoro da remoto e di dispositivi dotati di tutti i sistemi di sicurezza adeguati; inoltre, è richiesta un’attenzione maggiore durante lo svolgimento del proprio lavoro al di fuori degli spazi aziendali, soprattutto se in mancanza dei dispositivi da essa forniti; infatti, qualora si lavorasse in luoghi pubblici oppure si utilizzassero computer, smartphone o tablet personali, si correrebbe il rischio (molto più alto di quanto si pensi) di compromettere irrimediabilmente la sicurezza dei dati aziendali.

Monitoraggio e rapporti interpersonali

Tra le conseguenze dello smart working, in particolare quando svolto da remoto, vi è la distanza fisica tra i soggetti che operano nell’azienda. Anche se apparentemente può sembrare un aspetto di poco conto, o comunque secondario, sottovalutarlo potrebbe costare caro all’intera organizzazione (personale compreso):

• per le imprese, il venire meno di un contatto diretto tra i dipendenti, e tra questi e i loro superiori, può provocare problemi nel coordinamento o nel monitoraggio del lavoro in mancanza di un adeguato sistema di collaborazione e controllo; è bene dunque stabilire delle direttive sulle comunicazioni e sulla reportistica, per assicurarsi una corretta circolazione delle informazioni, oltre a predisporre tutti gli strumenti per verificare l’operato del personale da remoto;
• per i dipendenti, invece, il lavoro a distanza può tradursi in un isolamento e un minor contatto con i propri colleghi, con conseguenze negative sullo stato d’animo e sull’affiatamento del personale; inoltre, poiché i confini tra il proprio ufficio e la propria abitazione diventano meno netti, potrebbe venire meno la distinzione tra la vita lavorativa e quella privata.

Conclusioni

Come abbiamo potuto osservare in questo articolo, lo smart working è una modalità di lavoro dall’enorme potenziale, che offre molta libertà ai dipendenti e al contempo dona maggiore flessibilità alle imprese. Il tutto si ripercuote positivamente tanto sulle performance aziendali quanto sul benessere e la soddisfazione del personale.
Inoltre, lo smart working consente di abbattere i costi sia per lo spostamento dei dipendenti sia per le postazioni negli uffici, a vantaggio quindi sia del singolo sia dell’organizzazione.
Da non dimenticare poi i risvolti positivi per l’ambiente e per il traffico delle grandi città, che migliorano la salute del pianeta e quella delle persone che lo abitano.

D’altro canto, però, passare allo smart working richiede alcune accortezze essenziali per garantirne il buon funzionamento sia operativo sia sociale.
Per prima cosa, è necessaria un’organizzazione del lavoro per processi e obiettivi, assicurandosi che questa sia ben assimilata da tutto il personale.
Inoltre, è importante predisporre specifiche procedure volte a garantire una comunicazione e una condivisione continua delle informazioni, utilizzando strumenti (software e hardware) appropriati messi a disposizione e padroneggiati dai dipendenti, così da facilitare il loro operato e non divenire un ostacolo.
In ultimo, ma non meno importante, va considerato l’aspetto più umano legato allo smart working, che in mancanza dei giusti presupposti può portare all’isolamento delle persone o alla perdita della distinzione tra lavoro e tempo libero.

Il ruolo degli esperti

Lo smart working può determinare il successo o il fallimento di un’attività, a seconda di come venga implementato.
OpenSolution mette a disposizione la sua esperienza nel campo, iniziata ben prima della pandemia e consolidatasi nell’ultimo anno, per tutte quelle imprese che vogliano decidere di ottenere il meglio da questa innovativa modalità di lavoro.

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