Clever Suite
Clever Suite è un sistema avanzato, in cloud, per la gestione dei processi e delle attività aziendali.
È un software in grado di semplificare, organizzare e tenere traccia del workflow aziendale, perfettamente adattabile e personalizzabile secondo le proprie esigenze.
Funzionalità di Clever Suite
Ticketing per Identificare e Monitorare le Richieste di Assistenza Tecnica
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Il principale obiettivo del sistema di Ticketing è quello di identificare le richieste del cliente verso l’azienda e di tracciarne tutte le fasi fino alla risoluzione. Ad ogni nuova richiesta (inoltrata per email o mediante chiamata telefonica), verrà associato un numero identificativo univoco nonchè l‘oggetto della richiesta, che descrive il problema o l’intervento da svolgere, e il mittente della comunicazione.
Ticket: oggetto richiesta, codice, mittente, stato della richiesta (icona)
Ad esempio, il cliente “Azienda Ridolfi”, avendo un problema ad un’apparecchiatura, contatta l’azienda forrnitrice, dotata di Clever Suite, comunicando il problema. L’azienda fornitrice crea immediatamente un ticket: manualmente se la richiesta è comunicata per telefono o automaticamente se inoltrata per email. Ogni ticket contiene queste informazioni:
- oggetto della richiesta: problema all’apparecchiatura X;
- mittente della comunicazione: Azienda agricola Ridolfi.
- lo stato della richiesta.
Il sistema crea in automatico un codice identificativo univoco della richiesta.
02
Il ticket creato con Clever Suite evidenzia, con un’icona e non solo, anche lo stato di avanzamento delle richiesta (tipi di stati o attività) per tracciarne e seguirne il processo fino alla risoluzione del problema tecnico. Gli stati e le attività sono personalizzabili in base alla proria attività lavorativa.
Esempi di stati o attività: attesa cliente, chiamare cliente, intervento da programmare.
Clever Suite è dotato di molte altre funzionalità che consentono di identificare e gestire il processo delle richieste dei clienti e i successivi interventi remoti e on-site in modo molto dettagliato.
CRM per Identificare e Monitorare le Richieste Commerciali
Gestione delle relazioni con il cliente
Grazie a Clever Suite è possibile seguire e monitorare le comunicazioni commerciali con i potenziali clienti e con i clienti già acquisiti.
Ad esempio: un nuovo potenziale cliente contatta l’azienda per una richiesta di preventivo. Il sistema identifica l’opportunità già dalla prima email assegnando ad essa un numero univoco di ticket.
Da questo momento in poi fino alla chiusura, positiva o negativa della trattativa commerciale, è possibile memorizzare tutti gli scambi di informazioni e documenti. Ad esempio:
- una descrizione delle tutte le conversazioni telefoniche avvenute nel tempo;
- tutte le email scambiate;
- il preventivo inviato e le eventuali e successive modifiche.
Gestione dei Preventivi
La Suite consente di creare, inviare e tenere traccia dei preventivi, nonchè di archiviarli mediante il modulo: sistema di archiviazione documentale.
Clever Suite consente pertanto di gestire l’anagrafica o l’archivio di tutti i prodotti e servizi venduti dall’azienda e di memorizzare i prezzi standard.
In fase di preparazione di un preventivo, sarà possibile richiamare dagli archivi i prodotti o i servizi richiesti dal cliente.
Una volta ultimato il preventivo, esso si potrà inviare al cliente o al potenziale cliente. Il sistema di gestione dei preventivi è integrato con il CRM.
Gestione Ordini Clienti
Clever Suite permette di gestire tutto il flusso di lavoro, dalla conferma dell’ordine all’evasione dello stesso:
- verifica dello stato di evasione dell’ordine;
- stato delle consegne;
- gestione documentale di tutti i documenti associati alla vendita.
Gli stati o le fasi della gestione dell’ordine sono personalizzabili. Ad esempio:
- merci arrivate e in magazzino;
- merci in consegna;
- preso appuntamento per consegna;
- consegnato.
Sistema di Archiviazione Documentale
È un sistema di archiviazione documentale semplice, immediato e molto pratico.
Questa funzionalità permette la creazione di un archivio ben organizzato, facilmente consultabile da tutto lo staff.
Ogni documento archiviato può essere arricchito di informazioni utili e di note.
Con questa funzionalità si evita di perdere documenti o di non trovarli, e ci si mette al sicuro da eventuali distruzioni accidentali dei documenti originali.
Gestione Amministrativa e Presenze
La suite permette di gestire:
- le presenze dei lavoratori, le richieste e i congedi.
- la fatturazione dei servizi attraverso il Modulo fatturazione differita (interfacciabile con i software di contabilità).
- Gli Insoluti: il sistema tiene traccia degli insoluti e con un sistema semplice e immediato si possono gestire le comunicazioni di sollecito per i pagamenti insoluti.
Integrazioni Software
Clever Suite può essere integrato con numerosi servizi e altri applicativi:
- Skebby: per l’invio di sms.
- OpenAPI
- TWT: per i nostri servizi Internet.
- Neth CTI per l’integrazione con il centralino VoIP.
- Fabrick: integrazione con i conti correnti Banca Sella
- MAGO: integrazione con il software di contabilità.
Integrazione VoIP
Clever Suite è anche integrato il nostro servizio di centralino virtuale: PbxVirtuale.net.
Con questa integrazione, ogni utente che utilizza la Suite è in grado di lanciare una chiamata direttamente dal portale e contemporaneamente lasciare traccia sul ticket associato all’attività o alla richiesta (tecnica o commerciale).
Attraverso questa integrazione, inoltre, è possibile controllare la durata delle chiamate, ottenere report e statistiche.
