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Information & Communication Technology Services

Con Clever Suite

Semplifichi, Organizzi e Tieni traccia di tutti i Flussi di Lavoro Aziendali.

Clever Suite è un sistema software avanzato, in cloud, per la gestione dei processi e delle attività aziendali. Si integra con i software già presenti nella tua impresa senza sostituirli divenendo un centro unico per tutte le informazioni aziendali.

Funzionalità di Clever Suite

Possiamo suddividere le caratteristiche principali di Clever Suite in 4 classi di funzionalità:

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Gestione Clienti

Dalle trattative ai servizi post-vendita

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Gestione Amministrativa

Tutte le informazioni in un'unica interfaccia

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Gestione Risorse Umane

Gestione semplice e veloce del personale

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Integrazioni

Un software che si integra con gli altri

Gestione Clienti

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CRM per Identificare e Monitorare le Richieste Commerciali

Gestione delle relazioni con il cliente

Grazie a Clever Suite è possibile seguire e monitorare le comunicazioni commerciali con i potenziali clienti e con i clienti già acquisiti.

Ad esempio: un nuovo potenziale cliente contatta l’azienda per una richiesta di preventivo. Il sistema identifica l’opportunità già dalla prima email assegnando ad essa un numero univoco di ticket.

Da questo momento in poi fino alla chiusura, positiva o negativa della trattativa commerciale, è possibile memorizzare tutti gli scambi di informazioni e documenti. Ad esempio:

  • una descrizione delle tutte le conversazioni telefoniche avvenute nel tempo;
  • tutte le email scambiate;
  • il preventivo inviato e le eventuali e successive modifiche.
  • qualsiasi documento collegato alla trattativa (es: documenti di progetto, schede tecniche, ect.)
Elenco Opportunità Clever Suite
Elenco delle Opportunità commerciali con Oggetto della richiesta, Codice identificativo univoco, Mittente e Stato di lavorazione (indicato dall'icona)
Preventivi offerte Clever Suite
Preventivatore
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Gestione dei Preventivi

La Suite consente di creare, inviare e tenere traccia dei preventivi, nonchè di archiviarli mediante il modulo: sistema di archiviazione documentale.

Clever Suite consente pertanto di gestire l’anagrafica o l’archivio di tutti i prodotti e servizi venduti dall’azienda e di memorizzare i prezzi standard.

In fase di preparazione di un preventivo, sarà possibile richiamare dagli archivi i prodotti o i servizi richiesti dal cliente.

Una volta ultimato il preventivo, esso si potrà inviare al cliente o al potenziale cliente. Il sistema di gestione dei preventivi è integrato con il CRM.

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Gestione Ordini Clienti

Clever Suite permette di gestire tutto il flusso di lavoro, dalla conferma dell’ordine all’evasione dello stesso:

  • verifica dello stato di evasione dell’ordine;
  • stato delle consegne;
  • gestione documentale di tutti i documenti associati alla vendita.

Gli stati o le fasi della gestione dell’ordine sono personalizzabili. Ad esempio:

  • merci arrivate e in magazzino;
  • merci in consegna;
  • preso appuntamento per consegna;
  • consegnato.
Ordini Clever Suite
Gestione degli ordini
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Assistenza post-vendita

Ticketing per Identificare e Monitorare le Richieste di Assistenza Tecnica o Manutenzione

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Il principale obiettivo del sistema di Ticketing è quello di identificare le richieste del cliente verso l’azienda e di tracciarne tutte le fasi fino alla risoluzione. Ad ogni nuova richiesta (inoltrata per email o mediante chiamata telefonica), verrà associato un numero identificativo univoco nonchè l‘oggetto della richiesta, che descrive il problema o l’intervento da svolgere, e il mittente della comunicazione.

Ticket: oggetto richiesta, codice, mittente, stato della richiesta (icona)

Ad esempio, il cliente “Azienda Ridolfi”, avendo un problema ad un’apparecchiatura, contatta l’azienda forrnitrice, dotata di Clever Suite, comunicando il problema. L’azienda fornitrice crea immediatamente un ticket: manualmente se la richiesta è comunicata per telefono o automaticamente se inoltrata per email. Ogni ticket contiene queste informazioni:
  • oggetto della richiesta: problema all’apparecchiatura X;
  • mittente della comunicazione: Azienda agricola Ridolfi.
  • lo stato della richiesta.
Il sistema crea in automatico un codice identificativo univoco della richiesta.
Elenco dei ticket

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Il ticket creato con Clever Suite evidenzia, con un’icona e non solo, anche lo stato di avanzamento delle richiesta (tipi di stati o attività) per tracciarne e seguirne il processo fino alla risoluzione del problema tecnico. Gli stati e le attività sono personalizzabili in base alla proria attività lavorativa.

Esempi di stati o attività: attesa cliente, chiamare cliente, intervento da programmare.

Clever Suite è dotato di molte altre funzionalità che consentono di identificare e gestire il processo delle richieste dei clienti e i successivi interventi remoti e on-site in modo molto dettagliato.

 

Gestione Amministrativa

Gestione Amministrativa

La suite permette di gestire:

  1. La fatturazione dei servizi attraverso il Modulo fatturazione differita: il sistema genera la fattura e il tracciato per l’import nella contabilità di MAGO (Zucchetti) e presto anche per l’import in Odoo. Dal primo contatto con il cliente (CRM) alla contabilità in un’unica suite integrata con la contabilità.
  2. Gli Insoluti: il sistema tiene traccia degli insoluti e, con un sistema semplice e immediato, si possono gestire le comunicazioni di sollecito per i pagamenti insoluti.
  3. Conti correnti: accesso e movimenti (integrazione con servizio online).
  4. Riconciliazione bancaria (vedi modulo integrazione).
  5. Partite contabili.
  6. Accesso alle fatture da gestionale e/o cassetto fiscale
  7. Scadenzario Clienti/Fornitori
  8. Previsionale di cassa (cash flow)
  9. Previsionale liquidazione iva
  10. Accesso archivio F24/F23 dal cassetto fiscale
  11. Accesso bilanci depositati da cassetto fiscale
Gestione documentale Clever Suite
Selezionando il documento a sinistra, esso appare ingrandito sulla destra

Sistema di Archiviazione Documentale

È un sistema di archiviazione documentale semplice, immediato e molto pratico.

Questa funzionalità permette la creazione di un archivio ben organizzato, facilmente consultabile da tutto lo staff.

Ogni documento archiviato può essere arricchito di informazioni utili e di note.

Con questa funzionalità si evita di perdere documenti o di non trovarli, e ci si mette al sicuro da eventuali distruzioni accidentali dei documenti originali.

 

Gestione Risorse Umane

Gestione Risorse Umane

La suite permette di gestire:

  1. gli orari di lavoro;
  2. il registro presenze dei lavoratori (sia dei lavoratori in sede che in smartworking) e le ore lavorate;
  3. le richieste di ferie e i congedi e relative approvazioni da parte dei responsabili;
  4. i giustificativi delle assenze come, ad esempio, l’assenza per malattia;
  5. il registro delle ore di lavoro straordinarie (comunemente detti straordinari).

Integrazioni

Connettori Integrazioni Clever Suite
Integrazione di Clever Suite con altri servizi e applicativi

Integrazioni Software

Clever Suite può essere integrato con numerosi servizi e altri applicativi:

  • Skebby: per l’invio di sms.
  • OpenAPI
  • TWT: per i nostri servizi Internet.
  • Neth CTI per l’integrazione con il centralino VoIP.
  • Fabrick: integrazione con i conti correnti Banca Sella
  • OpenBanking: integrazione con conti correnti e carte di credito
  • Riconciliazione bancaria
  • Cassetto Fiscale: accesso alle fatture, f24/f23 e bilanci depositati
  • MAGO: integrazione con il software di contabilità.
Transazioni Bancarie Clever Suite
Consultazione movimenti bancarie e carte di credito direttamente da Cleversuite

Integrazione Conti Correnti e Carte di Credito

Grazie all’openbanking è possibile collegare tutti i conti correnti e carte di credito (anche paypal) dell’ azienda a Cleversuite.

Sarà possibile consultare i movimenti bancari e delle carte di credito senza dover accedere ai diversi sistemi di banking online. Un’unica interfaccia per tutti i conti.

Riconciliazione Clever Suite
Modulo riconciliazione bancaria

Modulo Riconciliazione bancaria

Integrata con Software gestionale aziendale

Con questo modulo di CleverSuite è possibile automatizzare la riconciliazione bancaria con le partite contabili e la registrazione automatica in prima nota.

Il sistema è in grado di identificare il cliente o fornitore del movimento e basandosi sull’importo agganciare automaticamente la fattura/e aperta/e in contabilità .

Nel caso non riesca in automatico, con pochi click, si potranno agganciare le partite manualmente.

Tutti i movimenti riconciliati saranno registrati automaticamente in prima nota sul gestionale aziendale in uso presso la vostra azienda.

Funzionalità di chiamata con l'integrazione VoIP a Clever Suite

Integrazione VoIP

Clever Suite è anche integrato con il nostro servizio di centralino virtuale: PbxVirtuale.net.

Con questa integrazione, ogni utente che utilizza la Suite è in grado di lanciare una chiamata direttamente dal portale e contemporaneamente lasciare traccia sul ticket associato all’attività o alla richiesta (tecnica o commerciale). 

Attraverso questa integrazione, inoltre, è possibile controllare la durata delle chiamate, ottenere report e statistiche.

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